Θεμα 2 ABC analysis and the “starting with the most difficult or the easiest” method

Θεμα 2 ABC analysis and the “starting with the most difficult or the easiest” method

Υπάρχουν πολλές άλλες διαθέσιμες επιλογές που θα σας βοηθήσουν να είστε πιο αποτελεσματικοί στον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων σας.

Το ABC Analysis είναι ένα από αυτά, που χρησιμοποιείται για την ταξινόμηση των εργασιών σε ομάδες ανάλογα με τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους. Οι ομάδες σημειώνονται με τα γράμματα Α, Β και Γ. Κατά συνέπεια, οι εργασίες σημειώνονται με βάση τα κριτήρια που αναφέρονται παρακάτω με τα γράμματα και εκτελούνται με καθορισμένη σειρά.

  • A – Εργασίες που θεωρούνται επείγουσες και σημαντικές.
  • B – Εργασίες που δεν είναι επείγουσες αλλά είναι σημαντικές.
  • Γ – Εργασίες που δεν είναι ούτε επείγουσες ούτε σημαντικές.

Ακόμη και εδώ πρέπει να ακολουθήσετε τον κανόνα ότι εάν υπάρχει μια εργασία Α που δεν έχει εκπληρωθεί, δεν πρέπει να ξεκινήσετε να εκτελείτε μια εργασία Β και εάν υπάρχουν κάποιες εργασίες Β που δεν έχουν εκπληρωθεί, μην προχωρήσετε σε καμία εργασία Γ.

Αυτό θα εξασφαλίσει ότι ακολουθείτε τις προτεραιότητές σας και θα μετακινηθείτε από την υψηλότερη προτεραιότητα στη χαμηλότερη. Ωστόσο, στην πράξη μπορεί μερικές φορές να χρειαστεί να σπάσετε αυτή τη σειρά, για παράδειγμα όταν περιμένατε τις απαραίτητες πληροφορίες για την εκτέλεση μιας εργασίας A.

Η Μέθοδος «Ξεκινώντας με το πιο δύσκολο ή το πιο εύκολο» συνιστά την επίλυση των πιο δύσκολων εργασιών στην αρχή. Οι πιο απαιτητικές εργασίες θα εκτελεστούν το συντομότερο δυνατό (στην αρχή της εβδομάδας, αφού έχουμε έρθει στη δουλειά). Πράγματι, οι συγγραφείς αυτής της μεθόδου πιστεύουν ότι εάν δεν απομένει τίποτα πιο περίπλοκο για την υπόλοιπη εβδομάδα/ημέρα, θα έχουμε περισσότερα κίνητρα για να εκτελέσουμε τις δραστηριότητες. Μια άλλη επιλογή είναι να ξεκινήσετε από την πιο εύκολη εργασία, ακολουθώντας την αρχή του J. A. Komenský «προχωρώντας από το πιο εύκολο στο πιο περίπλοκο». Η σειρά εκτέλεσης των καθηκόντων μας μπορεί να οριστεί ανάλογα με τις στάσεις και τις προτιμήσεις μας.

Αρχή PARETO

Κατά τον καθορισμό προτεραιοτήτων και προγραμματισμού, θα πρέπει επίσης να λάβουμε υπόψη τη λεγόμενη αρχή Pareto.

Χρησιμοποιώντας τον κανόνα 80/20, η αρχή Pareto δηλώνει το γεγονός της ανισότητας και της αποτελεσματικότητας στη διαχείριση χρόνου. Δείχνει ότι το 80% των αποτελεσμάτων επιτυγχάνεται μέσω του 20% της προσπάθειας.

Επομένως, εάν δεν βάλουμε την προσπάθειά μας σε μεγάλο αριθμό άχρηστων δραστηριοτήτων, αλλά αντίθετα σε λίγες σημαντικές ενέργειες, θα πετύχαμε πολύ καλύτερα αποτελέσματα.

Από την άποψη της διαχείρισης του χρόνου, η αρχή Pareto αφορά τον εντοπισμό βασικών εργασιών και δραστηριοτήτων με το υψηλότερο αποτέλεσμα και μόνο τότε μπορούν να καθοριστούν οι προτεραιότητες, εάν είναι απαραίτητο.

Με άλλα λόγια, η αρχή Pareto επιβάλλει ότι οι δραστηριότητες που δεν αποφέρουν κέρδος και δεν βοηθούν στην επίτευξη των στόχων μας πρέπει να ελαχιστοποιούνται.

Παραδείγματα:

  • Το 20% των τηλεφωνικών κλήσεων θα λύσει το 80% των προβλημάτων που σχετίζονται με την εργασία μου
  • Το 20% των φίλων μου αποτελούν το 80% του δικτύου υποστήριξής μου
  • Το 20% του χρόνου, δηλαδή κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, θα έχει αντίκτυπο στο 80% της τελικής επίλυσης
  • Το 20% των χορηγών θα δωρίσει το 80% των δώρων

Ερωτήσεις ελέγχου – ρύθμιση προτεραιοτήτων

  • Ποιο είναι το βέλτιστο χρονικό πλαίσιο για τον προγραμματισμό;
  • Το χρονικό πλαίσιο για τον προγραμματισμό μεμονωμένων εργασιών (ρύθμιση προτεραιοτήτων) επηρεάζεται από δύο κριτήρια, δηλαδή …………………… και ……………………….
  • Ποιες μέθοδοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ιεράρχηση των εργασιών σας;

Δραστηριότητα: τα καθήκοντα σας και οι προτεραιότητες τους

Στα προηγούμενα κεφάλαια σημειώσατε τους στόχους σας και μια λίστα εργασιών και δραστηριοτήτων που πρέπει να εκτελέσετε για την επίτευξη των στόχων.

Δοκιμάστε να ταξινομήσετε τα στοιχεία από τη λίστα σας στα τεταρτημόρια για να λάβετε τη σειρά με την οποία πρέπει να εκπληρωθούν.