Θεμα 1 Scheduling and organization of time and priorities
Στην αρχή αναφέραμε ότι η νέα οπτική που υιοθετήθηκε στη Διαχείριση Χρόνου 4ης Γενιάς εξετάζει τη φιλοσοφία και τη διαχείριση της ζωής αντί της παραδοσιακής διαχείρισης του χρόνου. Στην πραγματικότητα, αποτελείται από Διαχείριση Χρόνου 3ης Γενιάς (καθήκοντα, προθεσμίες, προτεραιότητες) και επεκτείνεται με ένα μέρος χαρτογραφώντας τη ζωή και τους μακροπρόθεσμους στόχους του χρήστη, την αποστολή και τις επιθυμίες του.
Τα εργαλεία διαχείρισης χρόνου 4ης γενιάς βοηθούν τους χρήστες τους να προσδιορίσουν τι είναι πραγματικά σημαντικό στη ζωή τους, δηλαδή να ορίσουν στόχους και εργασίες για την επίτευξη των στόχων. Η τυπική μονάδα χρόνου που χρησιμοποιείται είναι μία εβδομάδα. Επομένως, τα προγράμματα είναι σε εβδομαδιαίους κύκλους και γίνονται πριν από κάθε εβδομάδα. Ο μεγαλύτερος χρόνος επιτρέπει την αντανάκλαση των πραγματικών αξιών και των μακροπρόθεσμων στόχων με προτεραιότητα.
Για να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιεσδήποτε τεχνικές και μεθοδολογίες διαχείρισης χρόνου, είναι απολύτως απαραίτητο να δημιουργήσετε μια εξατομικευμένη λίστα εργασιών και δραστηριοτήτων που θα χρησιμοποιηθούν αργότερα στον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων σας. Αυτό είναι αυτό που έχετε κάνει στο προηγούμενο κεφάλαιο.
Τα καθήκοντα και οι δραστηριότητες χωρίζονται με βάση δύο κριτήρια, δηλαδή τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα.
Ο D. Eisenhower, πρώην πρόεδρος των ΗΠΑ, συνήθιζε να λέει: «Τα σημαντικά προβλήματα δύσκολα τείνουν να είναι επείγοντα και τα επείγοντα προβλήματα τείνουν να μην είναι σημαντικά». Το επόμενο κεφάλαιο θα εξετάσει τον τρόπο προγραμματισμού προτεραιοτήτων, π.χ. εκτελούμε τα καθήκοντά μας
Οργάνωση και προτεραιότητες – αρχή eisenhower
Για να είμαστε αποτελεσματικοί στον προγραμματισμό, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λεγόμενη Αρχή του Eisenhower που συνδυάζει και τα δύο κριτήρια, δηλαδή τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα.
Κατά τον προγραμματισμό, αναλύουμε τις εργασίες (δραστηριότητές μας) και τις τοποθετούμε σε τεταρτημόρια χρησιμοποιώντας τα κριτήρια που έχουν τεθεί. Αφιερώστε αρκετό χρόνο για αυτή την άσκηση.
Ο κανόνας για κάθε ρύθμιση προτεραιότητας είναι ότι εάν υπάρχει μια εργασία Α που δεν έχει εκπληρωθεί στη λίστα σας, δεν πρέπει να αρχίσετε να εκτελείτε την εργασία Β και εάν υπάρχουν ακόμα κάποιες εργασίες Β που δεν έχουν εκπληρωθεί, μην μετακινηθείτε στο τεταρτημόριο Γ. Αυτό θα εξασφαλίσει ότι θα εργάζεστε από εργασίες υψηλής προτεραιότητας έως εργασίες χαμηλής προτεραιότητας. Ωστόσο, στην πράξη μπορεί μερικές φορές να χρειαστεί να σπάσετε αυτή τη σειρά, για παράδειγμα όταν περιμένατε τις απαραίτητες πληροφορίες για την εκτέλεση μιας εργασίας A.
Επείγον
Β: ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΑΛΛΑ ΟΧΙ ΕΠΕΙΓΟΝ
Περιλαμβάνει π.χ. δημιουργία σχέσεων, μακροπρόθεσμος προγραμματισμός και επεξήγηση προτεραιοτήτων. Εάν αποτύχουμε να κάνουμε αυτές τις εργασίες, θα γίνουν σταδιακά επείγουσες και θα περάσουν στο Α τεταρτημόριο. Κατά συνέπεια, θα βρεθείτε σε έναν φαύλο κύκλο ατέρμονης κατάσβεσης.
Α: ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΚΑΙ ΕΠΕΙΓΟΝ
Τέτοιες εργασίες απαιτούν άμεση προσοχή και είναι σημαντικές για την επίτευξη των στόχων σας.
Συνήθως αυτές μπορεί να είναι κρίσεις και πράγματα που δεν μπορούν να αναβληθούν λόγω εξωτερικών επιπτώσεων.
Δ: ΟΧΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΚΑΙ ΟΧΙ ΕΠΕΙΓΟΝ
Αναστάτωση, μερικά τηλεφωνήματα, email, συναντήσεις και δημοφιλείς δραστηριότητες.
Γ: ΕΠΕΙΓΟΝ ΑΛΛΑ ΟΧΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ
Σε μια εβδομάδα θα συλλέξετε έναν μεγάλο αριθμό τέτοιων εργασιών. Ωστόσο, μην τα λύσετε κατά προτεραιότητα μόνο και μόνο λόγω του επείγοντος χαρακτήρα τους. Γενικά, αυτά τείνουν να είναι απλά πράγματα, μερικά email και τηλεφωνήματα και πολύ συχνά απλώς χάσιμο χρόνου.